บทความ

กำลังแสดงโพสต์จาก ธันวาคม, 2011

การใช้ passive voice ในการเขียนเชิงธุรกิจ (when to use the passive voice in business writing)

การเขียนจดหมายหรือเอกสารภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจ โดยทั่วไปควรจะใช้รูปประโยค active voice (ประธานเป็นผู้กระทำ) ในการพูดถึงใจความสำคัญในตัวจดหมายหรือเอกสาร และใช้รูปประโยค passive voice (ประธานเป็นผู้ถูกกระทำ) ในการแสดงความคิดเห็นในเรื่องต่างๆ
          สถานการณ์ที่ควรใช้สำนวนในรูปแบบ passive voice เช่น ประกาศข่าวร้าย การปัดความรับผิดชอบ หรือประธานไม่มีความสำคัญ (ไม่จำเป็นต้องมีประธานในประโยค) ซึ่งการใช้รูปแบบ passive voice จะทำให้รู้สึกโน้มน้าว นุ่มนวล น่าเชื่อถือมากกว่า การใช้ active voice ที่อาจนำให้ผู้รับไม่พอใจหรือไม่สบายใจได้

ตัวอย่างการเขียนด้วย active voice

Dear Mr. Jack,

Your inability to meet the sale quotas for the past three months is a big problem. I have to terminate your position. January  10th will be your last day. We wish you luck finding a job more suitable for you.

Yours faithfully,
Chalee

คำแปลภาษาไทย

ถึง คุณแจ็ค
การที่คุณไม่สามารถทำยอดขายได้ตามเป้าที่กำหนดไว้ในช่วงเวลา 3 เดือนที่ผ่านมานั้นเป็นปัญหาใหญ่มาก ผมจำเป็นต้องเลิกจ้างคุณ และในวันที่ 10 มกราคมนี้เป็นวันท…

จดหมายสั่งซื้อสินค้า (Placing an order by letter)

รูปภาพ
นี่เป็นตัวอย่างจดหมายสั่งซื่อสินค้าโดยไม่ต้องแนบใบสั่งซื้อมาด้วย แต่ในตัวจดหมายจะต้องระบุรายการสินค้าที่ต้องการไว้ด้วย ตัวอย่างเช่น

Dear .................,

Thank you for your letter of 20 March sending us patterns of cotton prints. We find both quality and prices satisfactory and pleased to give you an order for the following items :

   Quantity                         Pattern No.                  Prices
..................                       ....................               ..................
..................                       .....................              ..................

we expect to find a good market for these cottons and hop to place further and larger orders with you in the near future.

Yours sincerely,
..........................
(                       )

อีกตัวอย่างของจดหมายสั่งซื้อสินค้าดูได้ที่นีครับ คลิก.....

นอกจากนี้ยังมีคำขึ้นต้นหรือเริ่มต้นจดหมายอื่นๆ ที่สามารถใช้ได้เช่น

1. Thank you for your letter of (....วัน เดือน) and should be glad if you would accept our …

วิธีการสั่งซื้อสินค้า (Orders) ต่างประเทศ

เมื่อเราได้รับอีเมลล์หรือจดหมายตอบจากผู้ขาย ซึ่งได้แนบรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้ามาให้เราแล้ว เราต้องการจะสั่งซื้อ เพราะเห็นว่า ราคาเหมาะสม สินค้าถูกใจเรา เราสามารถทำการสั่งซื้อสินค้าได้โดย
1.สั่งซื้อโดยใช้แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ
2.สั่งซื้อโดยใช้จดหมายหรือ Email
3.โทรศัพท์ (แต่ส่วนใหญ่แล้วต้องมีจดหมายยืนยันด้วย)
4. Fax
5. สั่งซื้อผ่านระบบอินเตอร์เน็ตหรือออนไลน์

สำหรับวิธีการสั่งซื้อสินค้าอย่างละเอียด คลิกดูได้ที่นี่ครับ การสั่งซื้อสินค้าต่างประเทศ

จดหมายสั่งซื้อที่สมบูรณ์ต้องประกอบด้วยเนื้อหาเหล่านี้
1.  อ้างถึงรายการสินค้า (Catalogue หรือ Price list) ที่ผู้ขายส่งมาให้นั้นด้วย
2. ให้รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่เราต้องการ เช่น name, size, style, colour, quality , model number,total price
3. พูดถึงเงื่อนไขต่างๆ
4. กรณีที่สินค้าที่ต้องการไม่มีจำหน่าย เราอาจเสนอให้ส่งสินค้าทดแทนมาให้
5. ลงท้ายจดหมาย พร้อมทั้งแสดงเจตจำนงให้ผู้ขายจัดการตามใบสั่งนั้นทันที

ข้อแนะนำ
     ในการสั่งซื้อสินค้านั้น ไม่ควรใช้ประโยคที่มีเนื้อความไม่เฉียบขาด ซึ่งอาจทำให้ดูเหมือนว่าผู้สั่งซื้อยังลังเลใจในการสั่งซื้อสินค้านั้น…

จดหมายตอบรับการสอบถามและการสั่งซื้อ (Acknowledsement of Enquiry and order)

เมื่อเราได้รับจดหมายสอบถาม (Enquiry หรืออเมริกันใช้ inquiry) เช่น สอบถามเรื่องราคาสินค้า สอบถามเงื่อนไขการสั่งซื้อ ส่วนลด หรืออื่นๆ ตัวอย่างจดหมายภาษาอังกฤษข้างล่างนี้เป็นตัวอย่างการเขียนจดหมายตอบรับการสอบถามและการสั่งซื้อ


ตัวอย่างที่ 1


Dear Mr. wood,
           Thank you for your enquiry of 10 March. We appreciate your interrest in our fax machine. To give you more information, we would like to send our representatives along with the machine to your office, please kindly let us know when it will be convenient to you.
          We are looking forward to hearing from you shortly.


Yours faithfully,
 Chalee
(Mr. Chalee Mesukson)
 Sales Manager


เรียนคุณ Wood,
         เราต้องขอขอบคุณสำหรับจดหมายสอบถามของท่าน เมื่อวันที่ 10 มีนาคม เราขอบคุณที่ท่านมีความสนใจในเครื่องโทรสารของเรา เพื่อที่จะได้ให้ข้อมูลแก่ท่านได้มากขึ้น เราจึงอยากจะส่งตัวแทนของเราพร้อมกับนำตัวเครื่องไปยังสำนักงานของท่าน จึงใคร่ขอความกรุณาแจ้งให้ทางเราทราบด้วยว่าท่านจะสะดวกเมื่อไร
         เราหวังว่าจะได้รับทราบข่าวจากท่านเร็ว ๆ นี้


ขอแส…

คำแนะนำในการเขียนจดหมายธุรกิจ

รูปภาพ
Strategies in writing business letters

           กลวิธีเล็กๆ น้อยๆ ในการเขียนจดหมายธุรกิจ  ที่ eng7letter อยากจะแนะนำทุกท่าน คือ
1. ใช้กระดาษไม่มีบรรทัดทั้งแผ่น ทำให้สะอาดตา ดูเป็นทางการดี
2. ควรพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ (เพราะผู้อ่านจะได้อ่านง่ายๆ บางคนลายมือนี่อ่านยากมาก ควรพิมพ์จะดีกว่าครับ)
3.จงตรวจดูให้แน่นอนว่า ที่อยู่ของผู้เขียนและที่อยู่ผู้รับถูกต้องหรือไม่
4. จงรวมเรื่องจัดลำดับความสำคัญไว้ในจดหมาย
5. ละเว้นการใช้คำแสลงและคำย่อ
6. คำพูดซ้ำๆ ซากๆ และการเล่นสำนวนควรละเว้น การทำธรุกิจต้องระวังเรื่องนี้ให้มากครับ
7. อย่าจบจดหมายด้วยการใช้กริยาวลี เช่น
Thank you in advance  (ขอบคุณล่วงหน้า)
หรือ
Hoping to hear from you soon. (หวังว่าจะได้รับข่าวจากคุณในไม่ช้า)
แต่ควรจบด้วยประโยคที่สมบูรณ์ เช่น
I hope to hear from you soon. (ฉันหวังว่าจะได้รับข่าวจากคุณในไม่ช้า)
หรือ
I look forward to hearing from you soon. (ฉันตั้งตารอรับข่าวจากคุณในไม่ช้า)
สำหรับ tips ดีๆ จะทยอยนำเสนอให้ภายหลังครับผม

คำสอนท่านพุทธทาสภิกขุ

รูปภาพ

คำพ่อสอน

รูปภาพ
พระบรมราโชวาทของในหลวง – คำสอนของพ่อ



ความดี 
การทำดีนั้นทำยากและเห็นผลช้า แต่ก็จำเป็นต้องทำ 
เพราะหาไม่ความชั่วซึ่งทำได้ง่าย จะเข้ามาแทนที่ 
และจะพอกพูนขึ้นอย่างรวดเร็ซโดยไม่ทันรู้สึกตัว 
แต่ละคนจึงต้องตั้งใจและเพียรพยายามให้สุดกำลัง 
ในการสร้างเสริมและสะสมความดี 
พระบรมราโชวาทพระราชทาน แก่ผู้สำเร็จการศึกษา 
ที่โรงเรียนนายร้อยตำรวจ สวนอัมพร 14 สิงหาคม 2525 
..... 
การทำงาน 
เมื่อมีโอกาสและมีงานทำ 
ควรเต็มใจทำโดยไม่จำเป็นต้องตั้งข้อแม้ 
หรือเงื่อนไขอันใด ไว้ให้เป็นเครื่องกีดขวาง 
คนที่ทำงานได้จริงๆนั้น ไม่ว่าจะจับงานสิ่งใด 
ย่อมทำได้เสมอ ถ้ายิ่งมีความเอาใจใส่ 
มีความขยัน และ ความซื่อสัตย์สุจริต 
ก็ยิ่งจะช่วยให้ประสบผลสำเร็จในงานที่ทำสูงขึ้น 
พระบรมราโชวาทในพิธีพระราชทานปริญญาบัตร 
วิทยาลัยเทคโนโลยีและอาชีวศึกษา 8 กรกฎาคม 2530 
..... 
คุณธรรมของคน 
ประการแรก คือ ความซื่อสัตย์ 
ประการที่สอง คือ การรู้จักข่มใจฝึกใจตนเอง 
ให้ประพฤติปฏิบัติอยู่ในความสัตย์ความดีนั้น 
ประการที่สาม คือ การอดทน อดกลั้น และอดออม 
ที่จะไม่ประพฤติล่วงความสัตย์สุจริต 
ประการที่สี่ คือ การรู้จักละวางความชั่ว ความทุจริต 
และรู้จักสละประโยชน์ส่…

รูปแบบจดหมายธุรกิจ (BUSINESS LETTER FORMAT)

รูปภาพ
จดหมายภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจที่นิยมเขียนกันนั้น แบ่งได้เป็น 3 ประเภทคือ full-block form ,  block form และ modified block form ทั้งนี้ไม่ว่าเราจะใช้รูปแบบใดเขียนก็ได้ทั้งนั้น ขึ้นอยู่กับความถนัดและเคยชินของแต่ละท่านไป

1. รูปแบบ full-block 
การเขียนจดหมายรูปแบบนี้เป็นที่นิยมใช้กันอย่างมากเนื่องด้วยเป็นรูปแบบที่สะดวก และรูปแบบจดหมายที่จดจำได้ง่าย สำหรับรูปแบบ full block เราจะจัดให้ข้อความอยู่ชิดซ้าย ดังรูป
                                                                          (คลิกเพื่อขยาย)

2. รูปแบบ  block
รูปแบบนี้มีการปรับรูปแบบให้ต่างจากแบบ full block เล็กน้อย คือ หัวจดหมาย (ชื่อผู้ส่ง) วันที่ คำลงท้าย และลายเซ็น จะถูกจัดอยู่ทางขวาของกึ่งกลางกระดาษ
3. รูปแบบ modified block  รูปแบบนี้จะคล้ายกับ block form แต่จะมีการใช้ย่อหน้าที่ตัว body หรือเนื้อหา โดยย่อหน้าจะต้องเคาะ 5 เคาะ
ไม่ว่าเราจะใช้รูปแบบใดเขียนจดหมายก็ไม่สำคัญเท่ากับการเขียนแล้วสื่อสารกันรู้เรื่องทั้งผู้รับและผู้ส่งครับ คลิกที่นี่เพื่อดูรูปแบบจดหมายธุรกิจแบบอื่นๆ  คลิกเพื่อดูการเขียนแต่ละส่วนของจดหมาย..

รูปแบบการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ

รูปภาพ
หัวข้อนี้นำเสนอรูปแบบการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ ในปัจจุบันการติดต่อสื่อสารจากทุกทิศทั่วโลกเป็นไปอย่างง่ายดาย ทั้งทางจดหมาย(แบบกระดาษ) กับจดหมายอิเล็คทรอนิคส์ (E-mail) แน่นอนว่า ภาษาสากลที่ทุกคนใช้ติดต่อกันมากที่สุดคือ ภาษาอังกฤษ การเรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษให้ถูกต้อง จึงเป็นสิ่งจำเป็น 
การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ อาจแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ
1.จดหมายส่วนตัว หรือจดหมายติดต่อระหว่างบุคคล อาจเป็นจดหมายถามทุกข์สุข แสดงความยินดี แสดงความเสียใจ จดหมายเชิญ จดหมายขอโทษ จดหมายคุยกันเรื่อยเปื่อยทั่วไป

2. จดหมายธุรกิจ ซึ่งใช้ติดต่อระหว่างบุคคลกับสำนักงานธุรกิจ หรือระหว่างสำนักงานธุรกิจด้วยกัน ซึ่งรูปแบบธุรกิจในปัจจุบันสามารถดูได้ที่นี่

ส่วนประกอบของจดหมายภาษาอังกฤษ

1. Heading (หัวจดหมาย)
หัวจดหมายคือ ที่อยู่ของผู้เขียนจดหมายและวันที่ที่เขียนจดหมาย ซึ่งนิยมเขียนไว้บนมุมด้านขวาหรือซ้ายของจดหมายก็ได้ สำหรับรูปแบบของหัวจดหมายที่นิยมกันนั้นมี รูปแบบดังนี้Block Form (แบบบล็อก) เป็นการเขียนให้ตัวแรกของทุกบรรทัดตรงกันหมด

ตัวอย่าง
……………………………..                                    67/214 Soi Prach…

จดหมายเชิญเพื่อนมาร่วมประชุม

หากเราจำเป็นต้องไปงานประชุมหรืองานสัมมนาต่างๆ หรือแม้ที่มหาลัยเราเองมีการจัดการประชุม เราอยากให้เพื่อนๆ ของเรามาร่วมประชุม เราสามารถเขียนจดหมายเกิ่นนำเพื่อเชิญชวนมาประชุมเป็นภาษาอังกฤษได้ดังตัวอย่างนี้ พร้อมกันนี้ก็แนบเอกสารรายละเอียดเกี่ยวกับงานประชุมฉบับทางการอีกที และนี่เป็นตัวอย่างเชิญชวนเพื่อมาประชุม (To invite your friend to a conference) พร้อมจดหมายแปลเป็นภาษาไทย

จดหมายภาษาอังกฤษ

753 Thanon Lat Pla Khao
Khwaeng Chorakhe Bua
Khet Lat Phrao
Bangkok 10230

July 10, 2010

Dear Anna,

          Hello, how have you been? I haven't heard from you since our last Christmas party. It's been a long time. I hope you're doing well in school. I know it can be tough taking Calculus and Physics, but you'll be fine.
        Three will be English for Thai Student conference next week at Grand Sheraton Sukhumwit Hotel. I would like to invite you so we can discuss our current situation in Bangkok. I've also included your invitation and ticket in this envelope. Please attend the fir…

จดหมายภาษาอังกฤษแจ้งครูเรื่องขาดเรียน

รูปภาพ
หากวันหนึ่งเรามีเหตุจำเป็นที่ต้องขอขาดเรียน ขอลาหยุดเรียน เราจะต้องแจ้งครูประจำชั้นหรืออาจารย์ที่ปรึกษาของเราให้รับทราบ ซึ่งเราอาจจะเขียนอีเมล์ (email) ไปบอกท่านก็ได้เช่นกัน และนี่เป็นตัวอย่างจดหมายภาษาอังกฤษแจ้งครูเรื่องการขาดเรียน (To tell your teacher of your absence ) และจดหมายแปลเป็นภาษาไทย
จดหมายภาษาอังกฤษ
700 Thanon Lat Pla Khao
Khwaeng Chorakhe Bua Khet Lat Phrao Bangkok 10230
July 10, 2010
Dear Dr.Johnson       I am sorry to inform you that I will be absent next Monday to Wednesday. I have a family emergency and will have to go out of town during those tree days. My uncle is very sick and the doctor doesn't expect him to live very long. It's going to be hard for our family because he's very close to us. He has leukemia and has been hospitalized since last summer.       I'm going to request for an approval for my leave from the principal As soon as that is done, I'll make an appointment to get my work and other reading from you. If you want more information. you can…

จดหมายขอบคุณเพื่อนที่คอยเป็นกำลังใจให้เรา

รูปภาพ
หากเมื่อครั้งหนึ่งเราเคยรู้สึกแย่ ท้อแท้ ในบางเรื่อง แล้วได้เพื่อนเรานี่แหละที่ค่อยเป็นกำลังใจ คอยปลอบใจ ทำให้เราสามารถก้าวผ่านปัณหาอุปสรรคนั้นได้ เรารู้สึกว่าอยากขอบคุณเขาจังเลย แต่ไม่รู้จะเขียนอย่างไรดี และนี่เป็นตัวอย่างจดหมายขอบคุณเพื่อนของเรา (To thank a friend for his/her encouragement )


จดหมายภาษาอังกฤษ



700 Thanon Lat Pla Khao Khwaeng Chorakhe Bua Khet Lat Phrao Bangkok 10230
July 10, 2010


Dear Anna,
         I appreciate your sincere friendship. You have help me so much yesterday when I was upset with my grade. Thank you for your encouraging words. You truly know hoe to comfort me when in times of need.
        Yesterday was very confusing because I could't finish my examination at all. I was only half way there. I studied and prepared well, but I still couldn't understand the concepts. It seems unfair, and I don't deserve to fail that test
         Thank you for your help. You're the greatest friend a guy could ever have. I hope that life will treat you well as you take…