การใช้ passive voice ในการเขียนเชิงธุรกิจ (when to use the passive voice in business writing)

          การเขียนจดหมายหรือเอกสารภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจ โดยทั่วไปควรจะใช้รูปประโยค active voice (ประธานเป็นผู้กระทำ) ในการพูดถึงใจความสำคัญในตัวจดหมายหรือเอกสาร และใช้รูปประโยค passive voice (ประธานเป็นผู้ถูกกระทำ) ในการแสดงความคิดเห็นในเรื่องต่างๆ
          สถานการณ์ที่ควรใช้สำนวนในรูปแบบ passive voice เช่น ประกาศข่าวร้าย การปัดความรับผิดชอบ หรือประธานไม่มีความสำคัญ (ไม่จำเป็นต้องมีประธานในประโยค) ซึ่งการใช้รูปแบบ passive voice จะทำให้รู้สึกโน้มน้าว นุ่มนวล น่าเชื่อถือมากกว่า การใช้ active voice ที่อาจนำให้ผู้รับไม่พอใจหรือไม่สบายใจได้

ตัวอย่างการเขียนด้วย active voice

Dear Mr. Jack,

Your inability to meet the sale quotas for the past three months is a big problem. I have to terminate your position. January  10th will be your last day. We wish you luck finding a job more suitable for you.

Yours faithfully,
Chalee
         
คำแปลภาษาไทย

ถึง คุณแจ็ค
การที่คุณไม่สามารถทำยอดขายได้ตามเป้าที่กำหนดไว้ในช่วงเวลา 3 เดือนที่ผ่านมานั้นเป็นปัญหาใหญ่มาก ผมจำเป็นต้องเลิกจ้างคุณ และในวันที่ 10 มกราคมนี้เป็นวันทำงานวันสุดท้ายของคุณ ขออวยพรให้คุณโชคดีและหางานที่เหมาะสมกับคุณได้
ขอแสดงความนับถือ
ชาลี
จะเห็นว่าลักษณะการสือสารออกไปจะดูแข็งๆ ดูไม่สุภาพ
 ตัวอย่างการเขียนด้วย passive voice


Dear Mr. Jack,

Unfortunately, the sales quotas were not met. As a result, I'm sorry to be the one to tell that your position has been terminated. This decision will be effective as of January  10th. We wish you luck finding a job more suitable for you.

Yours faithfully,
Chalee

คำแปลภาษาไทย


ถึง คุณแจ็ค
น่าเสียดายที่ยอดขายของคุณไม่ถึงเป้าที่ตั้งไว้ ด้วยเหตุนี้ ผมรู้สึกเสียใจมากที่ต้องเป็นคนแจ้งให้คุณทราบว่าทางบริษัทต้องยุติการจ้างงานในตำแหน่งของคุณ โดยมีผลตั้งแต่วันที่ 10 มกราคม ขออวยพรให้คุณหางานที่เหมาะสมกับคุณได้
ขอแสดงความนับถือ
ชาลี
จะเห็นว่าดูสุภาพ โน้มนาวใจมากกว่า

ที่มา: หนังสือเขียนจดหมายธุรกิจฉบับสมบูรณ์
บทความ จดหมายธุรกิจ  Blog: http://english7letter.blogspot.com        

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

วิธีเขียนจดหมายและใบเสนอราคา (how to write a quotation)

รูปภาพ
เมื่อมีลูกค้าสนใจสินค้าร้านเราและเตรียมจะสั่งซื้อ แต่ก่อนที่ลูกค้าจะ สั่งซื้อสินค้า ก็ต้องมีการสอบถามราคา เราจึงต้องเสนอราคาให้ลูกค้าผ่านใบเสนอราคา (quotation) ซึ่งเราสามารถเขียนใบเสนอราคาสินค้าและจดหมายนำแยกกัน หากจำนวนสินค้ามีมาก หรืออาจรวมใบเสนอราคาในตัวจดหมายเลยก็ได้ มาดูตัวอย่างกันเลยดีกว่า ตัวอย่างด้านล่างนี้คือใบเสนอราคาสินค้าที่พนักงานขายของบริษัทคอมพิวเตอร์ตอบกลับลูกค้าที่สอบถามราคา  10F, No.30, Sec. 5, Bade Road Sungshan  Taipei 100, Taiwan, 886-1-15782626  www.EasyBiz.com March 10, 2010 Mr.Dan Foxy Orrow Technologies 2123 Bowers Avenue Santa Clara, CA 95100 Dear Mr.  Foxy , Re: Quotation for Laptops EasyBiz Inc. is pleased to offer you a quotation for our laptops, Our quotation reflects both the quantities and processor you requested. Please let me know if there is anything further I can assist you with. Sincerely, Wayle Leang (Wayle Leang) คำแปลภาษาไทย เรียน คุณ โฟซี หัวข้อ : ใบเสนอราคาแล็ปท็อป บริษัทอีซีบิทอิงก์มีความยินดีที่จะเสนอราค
อ่านเพิ่มเติม

ตัวอย่างจดหมายสอบถามราคาสินค้า (Quatation) และตอบกลับ

สำหรับบทความนี้เอา ตัวอย่างจดหมายสอบถาม เรื่องราคาสินค้าและตัวอย่างจดหมายตอบกลับการสอบถามราคา สินค้า ภาษาอังกฤษมาฝากครับ สำหรับหลักการเขียนจดหมายสอบถาม ศึกษาได้ที่บทความนี้ครับ : หลักการเขียนจดหมายสอบถาม ตัวอย่าง จดหมายสอบถามราคาสินค้า ( Quatation)                              The manager Modern Electro Products Ltd 57 , New Man Street, London, UK, W 1 T 3 EF 20 Feb 2010 Subject :  Quotation for Electronics Laboratory Dear sir,         We are interested in buying some equipment for electronics laboratory. Kindly quote your lowest rates for the following items, giving full particulars and technical details. Please send your quotation on or before 23 Feb 2010. The quantity we propose to buy is indicated against each item.         S.No   Description of item                   Quantity required           1.       Transistor BC 107                                  2            2.        Multimeter                                               4           3.
อ่านเพิ่มเติม

ประโยคและตัวอย่างจดหมายท้วงหนี้ภาษาอังกฤษ

ตัวอย่าง จดหมายทวงหนี้ภาษาอังกฤษ July 10, 2011 Mr. Robin Silva Accounts Payable Ascos International Co, Ltd. 6564 Angles, CA 90036 Re: Past Due Balance for $57,678.86 Dear Mr. Silva: Our accounting records show your account has a balance of $57,678.86, sixty days overdue. We still have not heard from you regarding the payment. A statement of all the outstanding invoices is attached for your reference. We value our business relationship and hope to continue serving your company. However, we are afraid that we cannot consider extending additional credit to you until payment has been made for the above amount before August 7, 2011. Your prompt attention will be highly appreciated. Sincerely, Rache Won Rache Won Accounts Receivable Enclosure ---------------------------------------------------------------------------------------  คำแปลภาษาไทย 10 กรกฎาคม 2011 คุณรอบิน ซิลวา เจ้าหนี้การค้า บริษัท แอสคอสอินเตอร์เนชั่นแนล จำกัด 6564 ถนนซานเฟนันโดอะเวนิว
อ่านเพิ่มเติม

จดหมายสั่งซื้อสินค้า (Placing an order by letter)

รูปภาพ
นี่เป็นตัวอย่าง จดหมายสั่งซื่อสินค้า โดยไม่ต้องแนบใบสั่งซื้อมาด้วย แต่ในตัวจดหมายจะต้องระบุรายการสินค้าที่ต้องการไว้ด้วย ตัวอย่างเช่น Dear ................., Thank you for your letter of 20 March sending us patterns of cotton prints. We find both quality and prices satisfactory and pleased to give you an order for the following items :    Quantity                         Pattern No.                  Prices ..................                       ....................               .................. ..................                       .....................              .................. we expect to find a good market for these cottons and hop to place further and larger orders with you in the near future. Yours sincerely, .......................... (                       ) อีกตัวอย่างของจดหมายสั่งซื้อสินค้าดูได้ที่นีครับ คลิก..... นอกจากนี้ยังมีคำขึ้นต้นหรือเริ่มต้นจดหมายอื่นๆ ที่สามารถใช้ได้เช่น 1. Thank you for your letter of (....วัน เดือน) and should
อ่านเพิ่มเติม