การใช้ passive voice ในการเขียนเชิงธุรกิจ (when to use the passive voice in business writing)

          การเขียนจดหมายหรือเอกสารภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจ โดยทั่วไปควรจะใช้รูปประโยค active voice (ประธานเป็นผู้กระทำ) ในการพูดถึงใจความสำคัญในตัวจดหมายหรือเอกสาร และใช้รูปประโยค passive voice (ประธานเป็นผู้ถูกกระทำ) ในการแสดงความคิดเห็นในเรื่องต่างๆ
          สถานการณ์ที่ควรใช้สำนวนในรูปแบบ passive voice เช่น ประกาศข่าวร้าย การปัดความรับผิดชอบ หรือประธานไม่มีความสำคัญ (ไม่จำเป็นต้องมีประธานในประโยค) ซึ่งการใช้รูปแบบ passive voice จะทำให้รู้สึกโน้มน้าว นุ่มนวล น่าเชื่อถือมากกว่า การใช้ active voice ที่อาจนำให้ผู้รับไม่พอใจหรือไม่สบายใจได้

ตัวอย่างการเขียนด้วย active voice

Dear Mr. Jack,

Your inability to meet the sale quotas for the past three months is a big problem. I have to terminate your position. January  10th will be your last day. We wish you luck finding a job more suitable for you.

Yours faithfully,
Chalee
         
คำแปลภาษาไทย

ถึง คุณแจ็ค
การที่คุณไม่สามารถทำยอดขายได้ตามเป้าที่กำหนดไว้ในช่วงเวลา 3 เดือนที่ผ่านมานั้นเป็นปัญหาใหญ่มาก ผมจำเป็นต้องเลิกจ้างคุณ และในวันที่ 10 มกราคมนี้เป็นวันทำงานวันสุดท้ายของคุณ ขออวยพรให้คุณโชคดีและหางานที่เหมาะสมกับคุณได้
ขอแสดงความนับถือ
ชาลี
จะเห็นว่าลักษณะการสือสารออกไปจะดูแข็งๆ ดูไม่สุภาพ
 ตัวอย่างการเขียนด้วย passive voice


Dear Mr. Jack,

Unfortunately, the sales quotas were not met. As a result, I'm sorry to be the one to tell that your position has been terminated. This decision will be effective as of January  10th. We wish you luck finding a job more suitable for you.

Yours faithfully,
Chalee

คำแปลภาษาไทย


ถึง คุณแจ็ค
น่าเสียดายที่ยอดขายของคุณไม่ถึงเป้าที่ตั้งไว้ ด้วยเหตุนี้ ผมรู้สึกเสียใจมากที่ต้องเป็นคนแจ้งให้คุณทราบว่าทางบริษัทต้องยุติการจ้างงานในตำแหน่งของคุณ โดยมีผลตั้งแต่วันที่ 10 มกราคม ขออวยพรให้คุณหางานที่เหมาะสมกับคุณได้
ขอแสดงความนับถือ
ชาลี
จะเห็นว่าดูสุภาพ โน้มนาวใจมากกว่า

ที่มา: หนังสือเขียนจดหมายธุรกิจฉบับสมบูรณ์
บทความ จดหมายธุรกิจ  Blog: http://english7letter.blogspot.com        

โพสต์ยอดนิยมจากบล็อกนี้

วิธีเขียนจดหมายและใบเสนอราคา (how to write a quotation)

ตัวอย่างจดหมายสอบถามราคาสินค้า (Quatation) และตอบกลับ

รูปแบบจดหมายธุรกิจ (Business Letters Formats) ทุกแบบที่ใช้กัน

จดหมายลาออกจากงาน (Letters for resignation)