การใช้คำขึ้นต้น (salutation) และคำลงท้าย (complimentary) ในจดหมายธุรกิจ

คำขึ้นต้นจดหมายก็เหมือนกับคำทักทายในภาษาสมทนา เช่น How are you? เป็นต้น แต่ในจดหมายธุรกิจมีคำทักทายที่แตกต่างออกไป เช่น Dear sir, Dear Madam เป็นต้น ส่วนคำลงท้ายก็เหมือนกับการกล่าวคำอำลา good bye ในภาษาสนทนาแต่จดหมายภาษาอังกฤษก็มีคำลงท้ายเป็นแบบฟอร์มที่ต่างออกไป ดังนั้นการใช้คำขึ้นต้น (salutation) และคำลงท้าย (complimentary) ในจดหมายธุรกิจ ให้ถูกต้องเป็นสิ่งที่จำเป็น

คำขึ้นต้น
1.สำหรับจดหมายธุรกิจ โดยทั่วไปแล้ว จะใช้คำขึ้นต้นด้วยคำเหล่านี้
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Surname  เช่น

Dear Louise:

Dear Ms. Chu: 

Dear Ms. Chu,

Dear Mr. and Dr. Paige:

Dear Professor Amato:

Dear Patrick:

(หมายเหตุ แบบอังกฤษใช้ comma , แต่อเมริกันใช้ Colon : )

บุคคลที่ท่านไม่รู้จัก  
Dear Sir, Dear Sir:   ใช้กับผู้ชายที่ไม่ทราบชื่อ (แบบอังกฤษใช้ comma , แต่อเมริกันใช้ Colon : )
Dear Sirs,     ใช้กับบริษัท (แบบอังกฤษ)
Gentlemen:    ใช้กับบริษัท (แบบอเมริกัน)
Ladies and Gentlemen: ใช้กับบริษัท (แบบอเมริกัน)
Dear Madam,   ใช้กับผู้หญิงที่ไม่ทราบชื่อ
Dear Sir or Madam,   ไม่ทราบชื่อและเพศ (แบบอังกฤษ)


ข้อแนะนำเพิ่มเติม

1. ไม่ทราบชื่อและเพศ
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
To Whom It May Concern:

2. ทราบชื่อแต่ไม่ทราบเพศ ก็เขียนชื่อเต็มลงไปเลย
Dear Marion Parker:
Dear R. V. Moore:

3. ไม่ทราบชื่อแต่ทราบเพศ
Dear Madam: (ผู้หญิง)
Dear Sir: (ผู้ชาย)

4. ทราบชื่อและเพศ
Dear Mr. Smith: (ใช้กับผู้ชาย)
Dear Mrs. Fray: (ใช้กับผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว)
Dear Ms. Simpson: (ใช้กับผู้หญิง โดยใช้กับคนที่เราไม่รู้ว่าแต่งงานหรือยัง)
Dear Miss Wells: (ใช้กับผู้หญิงที่ยังไม่แต่งงาน, ผู้หญิงโสด)

5.เขียนถึงบุคคล 2 คน ใส่ชื่อทั้งสอง
Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne:
Dear Alex and Drenda:
Dear Ms. Kent and Mr. Winston:
Dear Mr. Fong and Miss Landis:
Dear Mrs. Kay and Mr. Fox:
Dear Mr. and Mrs. Green:

6. เขียนถึงหลายคน
Dear Mr. Anderson, Mrs. Brodsky, Ms. Carmino, Mr. Dellums, and Miss Eustace:
Dear Friends (เพื่อนมหาลัย, ชมรม, หรือกลุ่มก๊วน):

7.ถ้าเราไม่ได้รู้จักบุคคลที่เราเขียนถึงเป็นการส่วนตัวหรือรู้แค่ชื่อ หรือเพิ่งเขียนติดต่อเขาเป็นครั้งแรก ให้ใช้
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Surname (last name = นามสกุล) เช่น
Dear Mr. Sancheza:
Dear Dr. Amanci:
แต่ถ้ารู้จักกันดีแล้วใช้แค่ชื่อ (first name) ก็พอ เช่น
Dear Karen:

8. การเขียนจดหมายส่วนตัวถึงคนที่เรารู้จักกันดีแล้ว หรือเขียนอีเมลล์ ให้ใช้ชื่อก็พอ แสดงถึงความเป็นสนิทสนมเป็นกันเอง เช่น
David,
Dear David,
Hi David,
Hello David,

คำลงท้าย
จดหมายแบบทางการ          
Yours faithfully,
Very truly yours, 
Your very truly,
Sincerely yours, 
Respectfully, 
Respectfully yours,


จดหมายแบบทั่วไป ไม่เป็นทางการ              
Sincerely, 
Sincerely yours, 
Cordially yours,
Yours faithfully,
Your sincerely,
Yours truly, 


จดหมายส่วนบุคคล แบบส่วนบุคคล
Your sincerely,  
sincerely,
Yours,
Sincerely yours, 
Best regards,
Regards,
Cordially,
With best regards,
-------------------------------------------------------------------------
จดหมายภาษาอังกฤษ